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La portabilité du langage choisi (Norme SGML, Java, htlm, dhtml...) et la possibilité d’utiliser l’interface universel d’un navigateur ont conduit à choisir la technologie Intranet afin de rechercher, consulter et diffuser l’ensemble des documents. De ce fait, l’information peut être véhiculée sur tout type de support (disquette, CD-ROM, ZIP, DVD...) et ce, sur tout type de configuration (en mono poste : Client /serveur, en réseau : Intranet ou Internet).
Lors de la conception d’une base de données relationnelle non linéaire, il est important d’établir le contenu et les relations de chaque objet, afin d’obtenir une structure basée sur une arborescence du dossier, à laquelle on intègre les documents classés pour que l'utilisateur puisse trouver le document de manière intuitive et rapide.
Véritable arbre de décision, elle est l’ossature du dossier suivant le principe de l'image fractale découpé en :
Fonctions Ensemble : c’est le déterminant Process (GP pour unité, stockage gaz pour Stockage, expéditions pipes pour Expédition...) Sous-ensembles : c’est une partie du Process formant un ensemble cohérent (circuit de charge pour GP, sphère S1 pour Stockage gaz, pipe T11 pour expéditions pipes...) Détails : c’est un élément qui ne peut être subdivisé que suivant le même principe (dossier machine pompe pour le circuit de charge, dossier technique soupape pour sphère S1, dossier technique protection cathodique pour pipe T11). Cette structure est réalisée à l’aide d’un éditeur dont l’ergonomie et la convivialité facilitent la mise en œuvre.
L’ensemble des documents à traiter doivent être numérisés soit par saisie, soit par scannérisation puis transformés au format HTM. C’est à ce stade que le contenu des documents est structuré par des « balises » véritables positionneurs dynamiques et une présentation par couches. L’ensemble d’un document est ainsi décomposé en éléments orientés objet OLE (Objet Linking and Embeding). Les documents ainsi transformés ne peuvent plus être modifiés par l’utilisateur puisque sortis de leur contexte logiciel. Ils ne peuvent être que consultés, imprimés, transmis par supports informatiques, réseau numérique privé type Intranet, public type Internet. L’assurance Qualité est assurée. L’utilisation de droit d’accès à plusieurs niveaux par verrouillage assure la confidentialité.
Les relations entre les divers documents de la base de données ainsi structurée sont, de fait, de différents niveaux : - Le premier niveau est obtenu par l’arborescence (d’un document vers un document), et vice versa. - Le second niveau d’un élément (objet logique) du document vers un document, et vice versa. - Le troisième niveau d’un élément du document vers un autre élément du même document ou d’un autre document, et vice versa. Les liens sont créés sous forme d’adresses (URL : Uniform Ressource Locator) ou par macro-commandes (Scripts Java ou Applets). La création de menus permet l’utilisation de raccourcis et si les documents ne sont pas récupérés dans une base de données la présence d’un index de forme thesaurus donne l’accès direct à l’élément recherché.
L’ensemble de ces liens
entre documents interactifs ou «liens intelligents » permet à l’utilisateur
d’avoir accès à partir d’un objet quelconque à tous les autres.
L’utilisation d’un éditeur facilite grandement le suivi, la mise à jour et le contrôle de la base de données relationnelle par son gestionnaire. La formation du gestionnaire à l’éditeur est pris en charge. Seules quelques connaissances de bases de l’informatique sont nécessaires pour son utilisation. Le gestionnaire réseau devra, lui, avoir la maîtrise de la configuration de ce dernier.
Un fois le dossier créé, celui-ci doit pouvoir évoluer avec l’entreprise. Cette partie considère le système sous son côté évolutif. 1er cas : Modification de document existant L’ensemble des documents
constituant un dossier seront mis à jour
d’une façon traditionnelle et classique. (par exemple : les plans sous AUTOCAD,
les textes sous WORD...) Cette tâche effectuée, il suffira d’intégrer le document mis à jour dans l’arborescence à la même adresse, sous le même nom et ceci au format requis. 2ème cas : Suppression de document existant Consiste à supprimer simplement le document de l’arborescence et l’ensemble des liens s’y rapportant. 3ème cas : Ajout de document De la même façon que nous avons créé le
dossier, l’intégration d’un nouveau document suit la même méthodologie
impliquant le choix judicieux de son positionnement dans l’arborescence ainsi que les
liens à associer.
Edition sous forme de diagrammes de l’état des liens avec visualisation des rompus. Association de tâches à exécuter sur un document du dossier afin d’assurer le contrôle et le suivi des modifications non terminées et de les mener à terme. Si vous cliquez sur une tâche, la page correspondante s’affiche directement. Certaines tâches sont générées automatiquement pendant que vous créez et gérez un dossier. Si vous renommez ou déplacez un fichier dans votre arborescence, toutes les références de lien hypertexte vers ce fichier sont automatiquement mises à jour au sein de celle-ci. Vous pouvez également vérifier et réparer les liens hypertexte rompus, y compris les liens hypertexte de dossier à dossier. Dans un environnement multi-auteurs, vous pouvez actualiser des liens hypertexte afin d’incorporer et d’afficher les modifications récentes apportées au dossier par d’autres auteurs, autre que le gestionnaire. Dans ce cas, vous pouvez protéger le dossier
contre les accès non autorisés en obligeant les utilisateurs à fournir un nom
d’utilisateur et un mot de passe pour accéder à celui-ci pour le modifier.
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